IT konsulenter

Microsoft Teams

Hvorfor-Microsoft-Teams-Banner-1200x600.png

Microsoft Teams - og hvorfor du skal bruge det.

Hvad er Microsoft Teams egentlig for en størrelse?

MS Teams er en chat baseret samarbejds- og kommunikations platform som er integreret problemfrit i Office 365´s produktivitetssuite. MS Teams kommer med en masse muligheder for at give et projekt et langt bedre, hurtigere og mere simpelt overblik, fordi det samler alle møder, noter, chats, vedhæftede filer og lign. som vedrører et pågældende projekt, et sted. Det giver en enkelhed til teams ved at kunne dele, samarbejde og kommunikere på en platform.

En stor udfordring for mange organisationer er at holde alle i samme kommunikationsloop og informere alle så de føler, at de ved, hvad der foregår. Med MS Teams bliver dette så meget lettere, for du behøver ikke længere at bekymre dig om, hvem du skal sætte cc i en e-mail, eller hvem du skal invitere til et møde.

I Teams lægger du en besked i den relevante kanal, @ - mærkning af de mennesker, du mener skal have besked og evt. giver andre mulighed for at læse med, hvis de vil. Du kan også have møder synlige for alle i kanalen, så du øger gennemsigtigheden ved at aktivere alle i kanalen til en lille "pop-in".

Nemmere og langt mere effektive møder med større fleksibilitet.

Folk i din organisation bruger højst sandsynligt forskellige værktøjer til at planlægge møder, hvad enten det drejer sig om videoopkald, skærmdeling eller lydopkald etc. Microsoft Teams giver dig mulighed for at planlægge dine møder med lyd, video og skærmdelingsevne på platformen med sin integration med Skype for Business. Hvis dine teammedlemmer er placeret forskellige steder, eliminerer det at have et enkelt mødested forvirringen af "Hvor eller hvilken linje møder vi i dag?".

Når du planlægger et møde i Teams synkroniseres det med din Outlook-kalender, så du ikke behøver at lave et dobbelt arbejde med at tilføje mødet flere steder. Med i platformen kan du også se din Outlook-kalender og nemt og hurtigt få et overblik over alle begivenheder i din dag.

Når du bruger Microsoft Teams til møder, kan du hurtigt og enkelt tage og dele dine mødenotater med din gruppe eller dit team. Du kan også tilføje flere applikationer, såsom OneNote, for at registrere et hvilket som helst vigtigt punkt under mødet.

Tag kommunikationens- og filkaosset ud af dine projekter.

Her er et andet og virkeligt problem - når du samarbejder via e-mail, er det meget sværere at holde styr på samtaler og filer, der sendes frem og tilbage. Med Teams fjernes det kommunikations- og filkaos som altid følger med et større projekt ved at gemme samtalen og filerne et centralt chatbaseret sted. Dvs. at du altid kan finde de relevante og senest opdaterede filer og derved eliminerer behovet for at trawle gennem flere hundrede e-mails for at finde ud af, hvad der er sagt eller forsøge at finde ud af, hvilket dokument der er den nyeste version.

Inden for teams er meddelelserne, der sendes frem og tilbage, mere beslægtet med Facebook Messenger og tekstmeddelelser i stedet for et silo lignende e-mail-format. Og når du sender filer til teamet, så opbevares de i en separat fane, hvilket gør det langt nemmere at finde den rigtige og senest opdaterede fil. Endnu bedre er det hvis disse filer og dokumenter er lagret i OneDrive, for bliver de gemt i skyen, eliminerer det spørgsmålet ”Hvilken fil, er nu den nyeste version?”.

Kommunikation som virkelig er på farten

Med Microsoft Teams meget funktionelle og sømløse app behøver du ikke at være presset på tid for at finde din vej til et skrivebord og en PC for at deltage i et møde. Med desktop- og browser-appen kan du deltage i og tilføje møder, chat, ringe og tilføje og få adgang til alle filer, direkte på farten.

Den eneste forskel er real-time redigering som generelt kræver, at du har downloadet Microsoft-apps, som PowerPoint, Word og Excel, men ikke desto mindre gør Teams-appen kommunikationen meget lettere og især med det brugervenlige chatdesign. Og hvis du er typen, som lige har brug for den app som kan lidt mere, så har Microsoft Teams en app-butik hvor du kan vælge og tilføje flere apps.

Fjern gætteriet ved at prøve at finde ud af, hvem du arbejder med. Hvem er det lige Flemming er? Er det ham fra Hellerup eller er det fyren nede fra marketing? Og hvem i alverden er Ole? Hvis det er en større organisation som samarbejder på tværs af afdelinger, så kan det være svært at holde styr på, hvem der er hvem i din organisation, også selvom du arbejder i samme bygning.

Og nogle gange, kan der komme samarbejdspartnere indover, eksempelvis fra andre lande, hvor du ikke har nogen idé om hvem du arbejder med. Og hvem er ansvarshavende på de forskellige del-elementer? Det er her Wiki-fanen kommer til i spil.

I chatboksen findes der en fane der kaldes Wiki. Denne fane giver dig en kort oversigt over, hvem den pågældende person er og hvilken rolle teammedlemmet har.

Integration med Office 365 applikationer

Microsoft Teams integreres selvfølgelig fejlfrit med Office 365 applikationer. Office 365 Suiten indeholder mere end 30 forskellige applikationer, der kan hjælpe dig med at drive virksomheden mere effektivt og på en langt mere organiseret måde.

Alle disse muligheder med de mange applikationer, gør at du kan køre dine daglige opgaver problemfrit og her er det en kæmpe fordel at teams og hele Office 365, har den store synergi mellem applikationerne. Oveni så har Teams har ikke kun en stor synergi med egne Microsoft-apps, men samarbejder også med mange andre tredjepartsapplikationer, som kan hjælpe med virksomhed med at køre i det højeste gear.

Klik herunder hvis du vil vide mere om Office 365 og hvordan Microsoft Team kan hjælpe dig og din virksomhed.